MESSEROV SUSTAV UPRAVLJANJA USKLAĐENOŠĆU
PREAMBULA
Sistem vrijednosti grupacije Messer koristi se s ciljem da se ostvari odnos zasnovan na poštenju, solidarnosti i povjerenju s klijentima i konkurentima, ali i unutar grupacije Messer, između rukovodioca i zaposlenika, s ciljem rješavanja sukoba interesa i osiguranja potrebne usklađenosti s važećim propisima, zakonskim odredbama i među- i unutar-kompanijskim pravilima i propisima u svim poslovnim područjima grupacije Messer. Messerov sistem za upravljanje usklađenostima, razvijen u tu svrhu, prati jasno opredjeljenje direktora i rukovodioca prema ovom organizacijskom konceptu. On općenito definira odgovornosti i podržava odgovorne osobe u uspostavi i implementaciji organizacijskog koncepta. Organizacijski koncept ima za cilj da spriječi kršenje Messerovog kodeksa.
MESSEROV KODEKS
Poslovno rukovodstvo grupacije Messer je objedinilo principe organizacijskog koncepta u nizu pravila koje čine Messerov kodeks. Messerov kodeks je sinonim za aktivno korporativno upravljanje i namjera mu je služiti svim zaposlenicima kao orijentacija za svakodnevni rad usklađen sa Messerovom Izjavom o misiji. Direktori su tu da odgovarajućim mjerama osiguraju da svi zaposlenici imaju slobodan pristup Messerovom kodeksu i da su informirani gdje i kako ga mogu pregledati.
Messerov Kodeks ponašanja je ključni dokument u Messerovom kodeksu. Njega dopunjavaju i konkretiziraju Smjernice Grupacije Messer i druge grupacijske ili lokalne smjernice, pravilnici i priručnici. Messerov kodeks uzima u obzir rezultate redovne analize rizika za utvrđivanje specifičnih rizika kojima je kompanija generalno izložena.
Stručna kompetentnost i poduzetnički duh naših zaposlenika su najvažniji resurs za ostvarenje korporativnih ciljeva. Cijenimo posvećenost i strast kojom zaposlenici doprinose uspjehu kompanije. U izvođenju svojih aktivnosti, zaposlenici moraju poštitvati relevantne zakone i propise Messerovog kodeksa.
Od poslovnih partnera, klijenata i drugih stranaka s kojima Messer radi očekujemo da poštuju važeće propise i principe Messerovog kodeksa.
Kodeks ponašanja za poslovne partnere
Grupacija Messer izdala je Kodeks ponašanja za poslovne partnere Messera.
DEKLARACIJA O NAČELIMA
Posvećeni smo poštivanju nacionalnih i međunarodnih odredbi o ljudskim pravima i općim etičkim načelima protiv dječjeg i prisilnog rada. Poštovanje ljudskih prava i održavanje poštenih radnih uvjeta čine osnovu naše korporativne filozofije i poslovnih procesa. Vjerujemo da svaki zaposlenik ima pravo na pošten tretman, ljubaznost i poštovanje.
Ova načela sadržana su u:
TEST INTEGRITETA
Očekujemo od svih zaposlenih da postupaju u skladu s Messerovim Kodeksom ponašanja i Deklaracijom o načelima. U slučaju sumnje u ispravnost ponašanja postoji mogućnost provjere istog kroz Test integriteta usklađenosti.
COMPLIANCE OFFICER
Poslovno rukovodstvo Messer SE & Co. KGaA je odgovorno za praćenje Messerovog sustava za upravljanje usklađenostima. Organizacijski koncept je obavezujući za sve direktore, rukovodioce i zaposlenike grupacije Messer.
U skladu sa važećim zakonskim odredbama, direktori su odgovorni za implementaciju ovog
organizacijskog koncepta u svojim lokalnim društvima i za osiguranje usklađenosti. Kao podršku
direktorima i nadzornim organima, poslovno rukovodstvo Messer SE & Co. KGaA je imenovalo Corporate Compliance Officer-a (CCO). Postoje također i lokalni Compliance Officer-i (LCO-i), koje imenuju regionalni direktori u dogovoru sa lokalnim direktorima. Ovu grupu Compliance Officer-a dopunjavaju rukovodioci odjela u Corporate Office-u, kao i tzv. Compliance Officer-i za pojedina područja (BCO-i). Poslovno rukovodstvo Messer SE & Co. KGaA je utvrdilo zadatke, prava i obaveze Compliance Officer-a u dokumentu koji se zove Smjernice za Compliance Officere.
Direktori, rukovodioci, CCO, LCO-i i BCO-i imaju ulogu biti uzorom. Od njih se očekuje visok nivo
društvene i etičke kompetentnosti. Direktori i rukovodioci svoje djelovanje trebaju usmjeravati na primjerenu organizaciju, rukovođenje, komunikaciju, izbor, nadzor i vođenje. Nadalje oni su se obavezali na zaštitu kupaca, zaposlenika i okoline. U ovom kontekstu, njihova jasna obaveza
vezana uz čisto i zakonito poslovanje je bitna isto i kao sprečavanje i sankcioniranje nezakonitih
praksi.
PRIJAVA NEPRAVILNOSTI
Smjernice za prijavljivanje i postupanje u slučaju kršenja pravila u Messeru opisuju kako se informacije o kršenju pravila ili lošem ponašanju mogu prijaviti i kako se s njima treba postupati.
Platforma za zviždače dostupna je na: www.messer.ethicspoint.com
Telefonska linija: (telefonski broj za Vašu zemlju možete pronaći na gore navedenoj web stranici)
Sve uočene nepravilnosti možete prijaviti:
- U Messer Croatia Plinu d.o.o. – lokalnom Compliance officer-u gosp. Nikola Šikić, LCO na mail:
nikola.sikic@messergroup.com
ili telefon +385 1 3350 711
- Direktno grupaciji Messer SE & Co. KGaA na mail:
compliance@messergroup.com
Ili telefon +49 8004471000
ANALIZA RIZIKA
Potencijalno slabe točke unutar grupacije Messer definiraju se putem detaljne analize rizika, uključujući sve regionalne podružnice i korporativne odjele.
PROGRAM EDUKACIJA
Osim školovanja na kojima ste osobno prisutni mogu se organizirati webinari i e-learning školovanja na odabrane teme vezane uz Messerov kodeks. Korporacijski odjeli i lokalna rukovodeća tijela i odjeli u principu određuju sadržaj školovanja i polaznike. Na njima su i osmišljavanje i realizacija edukacija, uz podršku, ako je potrebno, eksternih pružatelja usluga, kao i osiguranje ispravne dokumentacije. Poslovno rukovodstvo grupacije Messer može specificirati obavezne edukacije i sadržaj edukacija kao i polaznike edukacija.
SISTEM IZVJEŠTAVANJA I AUDITI
Razni sadržaji predmet su definiranog sustava sistema odobravanja i izvještavanja, kroz Smjernice grupacije Messer, statute, poslovnike o radu za poslovna rukovodstva (lokalnih) društava, pravilnike o potpisivanju koji poštuju princip četiri oka i individualne zahtjeve centralnih odjela.
Osim toga, o raznim temama se raspravlja i dogovara, iskustva i informacije se razmjenjuju i izvještava se o njima na redovnim sastancima na lokalnom ili regionalnom nivou ili na sastancima odjela.
Osnovni procesi u Messeru su definirani i često certificirani (npr. ISO, GMP).
U svrhu usklađivanja s Messerovim kodeksom, koriste se postojeće organizacijske strukture. Pojedinačni odjeli, osobe odgovorne na regionalnom nivou i rukovodeća tijela imaju direktnu odgovornost. Na ovaj način se osigurava vlastita odgovornost u implementaciji i poštivanju Messerovog kodeksa u relevantnom području odgovornosti.
Uz podršku korporacijskog pravnog odjela u svim lokalnim društvima se u redovnim intervalima provode interni auditi u trajanju od nekoliko dana. Detaljno se provjeravaju činjenice relevantne za Messerov Kodeks (npr. statuti, pravila poslovanja, pravilnici o potpisivanju, edukacije, poštivanje sistema izvještavanja itd.). Osim toga, pojedini odjeli provode i detaljne audite (npr. SHEQ, Medical, IT). Napomene i prijedlozi za poboljšanja bilježe se u izvještaju koji se šalje Poslovnom rukovodstvu Grupacije Messer. Implementacija predloženih poboljšanja se provjerava u follow-up auditima u određenom vremenskom okviru.
Svaka tri mjeseca centralno se prikupljaju podaci o otvorenim i potencijalnim / prijetećim sudskim sporovima, na osnovu određene vrijednost / rizika, s detaljima o činjenicama, vrijednosti spora, statusu slučaja, riziku i ako je potrebno, napravljenim rezervacijama odnosno rezervacijama koja se trebaju napraviti.
Direktori društava/LCO-i i BCO-i su obavezni obavijestiti CCO u slučaju sumnje na ozbiljno kršenje Messerovog kodeksa. Svi procesi relevantni za Messerov kodeks u regionalnom društvu ili odjelu moraju se poslati na CCO za prethodnu godinu kao dio godišnjeg izvještaja o usklađenosti, najkasnije do 31. siječnja .
CCO izvještava rukovodstvo grupacije Messer Group GmbH redovno i u pojedinačnim slučajevima, na zahtjev, odmah o ozbiljnim kršenjima Messerovog kodeksa koji su mu prijavljeni, inače izvještavanje ide jednom godišnje.
Jednom godišnje, sva lokalna društva i centralni odjeli šalju izvještaj odjelu EVP Strategy o činjenicama relevantnim za izvještaj o rizicima. O ovome se raspravlja na nivou menadžmenta grupacije Messer, koje dalje odlučuje o potrebnim mjerama, ako je neophodno. Nadzornom odbor grupacije Messer se dostavlja izvještaj te ako neophodno, detaljnija objašnjenja.
Jednom godišnje Grupacija Messer objavljuje zbirno sve aktivnosti u izvještaju o održivom razvoju daje ga na certifikaciju mreži Global Reporting Initiative (GRI).
Izvještavanje o kršenjima usklađenosti i opravdanim sumnjivim slučajevima
Direktori i rukovodioci moraju organizirati svoju odgovornost na način da do njih u bilo koje doba mogu doći izvještaji o kršenju važećih zakona ili Messerovog kodeksa („kršenje usklađenosti“) kao i o opravdanim sumnjivim slučajevima kako bi se zagarantirala trenutačna korektivna akcija.
Smjernice za compliance officere sadrže detaljnije odredbe o postupku izvještavanja.
U okviru sistema prijavljivanja radi se izvještaj u kojem se navodi reakcija na utvrđeno kršenje usklađenosti. U ovo spada opis kako je ispitan slučaj, utvrđuju se posljedice prijestupa i odlučuje se o daljoj akciji.
Direktori moraju osigurati odgovarajuće mjere da su svi zaposlenici upoznati kako i kome prijavljuju kršenja Messerovog kodeksa, uključujući javnu objavu direktne telefonske linije i email adrese za usklađenost.